Privacyverklaring

FreelanceCrew is een platform voor de evenementensector dat planners, freelancers en crew samenbrengt en planners helpt hun personeel, projecten, wagenpark en administratie te beheren. Het platform wordt uitgebaat door JV Consultancy, een eenmanszaak van Jul Vandueren (hierna: "FreelanceCrew", "wij" of "ons").

JV Consultancy, Schansstraat 30, 3545 Zelem (België)
Ondernemingsnummer 1005.436.672 — btw BE1005436672
Vragen over privacy: [email protected]

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, omdat dat voor ons niet verplicht is. Je kan met elke vraag over je gegevens terecht op het adres hierboven.

Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens die we zelf nodig hebben om FreelanceCrew te laten werken: accounts, profielen van freelancers, boekingen tussen planners en freelancers, onze facturen, onze mails, de beveiliging van het platform en de statistiek van onze website.

Wij zijn verwerker voor de gegevens die een planner of freelancer zelf in FreelanceCrew invoert voor zijn eigen bedrijf: zijn personeel (crew), de planning en uren van dat personeel, Dimona-aangiftes, zijn klanten en leveranciers in het ERP, zijn wagenpark en de toegang tot zijn werkplekken. Voor die gegevens is de planner (of freelancer) de verantwoordelijke en verwerken wij ze alleen in zijn opdracht, volgens onze verwerkersovereenkomst. Werk je als crewlid voor een planner? Dan is je werkgever het eerste aanspreekpunt voor je gegevens; wij helpen hem daarbij.

• Iedereen met een account — naam, e-mailadres, gehasht wachtwoord, eenmalige inlogcodes, sessies, gekoppelde accounts, taal, en het adres van je toestel voor pushmeldingen als je die aanzet.
• Planners — bedrijfsnaam, adres, ondernemings- en btw-nummer, Peppol-ID, abonnement en betaalstatus, en de teamleden die je uitnodigt.
• Freelancers— profiel (naam, foto, bio, vakgebied, certificaten, uurtarief, woonplaats en ligging), ondernemingsgegevens (ondernemings- en btw-nummer, adres, IBAN en BIC), nummers van rijbewijs en attesten, beschikbaarheid en gekoppelde agenda's, boekingen, berichten, debriefs en foto's, gewerkte uren, ritten en werkfacturen.
• Crewleden (ingevoerd door hun werkgever) — naam, e-mail, telefoon, geboortedatum, rijksregisternummer (INSZ, versleuteld bewaard), IBAN, contractsoort, paritair comité, loon en anciënniteit, rijbewijzen, shifts, gewerkte uren, berichten met de werkgever, Dimona-gegevens en een toegangsbadge voor de dagen dat je ingepland staat.
• Inchecken met locatie — de GPS-ligging en plaatsnaam op het moment dat een freelancer of crewlid incheckt op de werkplek. Je browser vraagt daarvoor telkens toestemming; we volgen je niet doorlopend.
• Gasten die zonder account een aanvraag sturen — naam, e-mail, telefoon en de aanvraag zelf.
• Klanten, leveranciers en chauffeurs van onze klanten(ingevoerd door de planner) — contactgegevens, factuurgegevens, ritten, schadefoto's en voertuigdocumenten zoals inschrijvingsbewijzen, verzekeringsattesten en aanrijdingsformulieren.
• Wie ons mailt op [email protected] — afzender, ontvangers, de mail en bijlagen.
• Bezoekers van de website— bezochte pagina's, soort toestel en via welke link je binnenkwam. Daarbij bewaren we geen IP-adres, geen naam en geen herkenningscode in je browser.
• Beveiliging en foutopvolging — gebruikers-ID, browser, de pagina en de foutmelding (gevoelige stukken zoals e-mailadressen worden gemaskeerd), en tijdelijk je IP-adres of e-mailadres in tellers tegen misbruik.

• Je account, je profiel, boekingen, berichten, inchecken en meldingen: uitvoering van de overeenkomst met jou.
• Een aanvraag van een gast beantwoorden: maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst.
• Facturen, betalingen en boekhouding: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke plicht (boekhoud- en btw-wetgeving).
• Ondernemingsnummers nakijken in de KBO, VIES of KVK, beveiliging, misbruik tegengaan, fouten oplossen, back-ups en vragen aan info@ beantwoorden: ons gerechtvaardigd belang bij een veilig en betrouwbaar platform.
• FreelanceCrew bekendmaken: ons gerechtvaardigd belang. Reclamemails sturen we alleen met je toestemming, of aan bestaande klanten over gelijkaardige diensten, altijd met een afmeldlink.
• Websitestatistiek: ons gerechtvaardigd belang, zonder iets op je toestel te bewaren.
• Gegevens die we als verwerker behandelen: de planner bepaalt de grond (bijvoorbeeld zijn wettelijke plichten als werkgever voor Dimona).

We verkopen nooit gegevens. Ze gaan alleen naar:

• Andere gebruikers, voor zover nodig: planners zien het profiel van freelancers (zonder IBAN, btw-nummer of adres; het e-mailadres pas na een boeking), en de partijen van een boeking zien elkaars berichten, uren en facturen.
• Joop BV (België) — beheert onze servers en back-ups, die bij Hetzner Online GmbH in Duitsland en Finland staan, en de koppeling met het Peppol-netwerk.
• getpeppr — Peppol-access point voor elektronische facturen.
• Resend (VS) — verstuurt onze mails en ontvangt de mails voor info@.
• Stripe Payments Europe (Ierland) — betalingen en abonnementen; je kaartgegevens komen nooit op onze server.
• Anthropic (VS) — artificiële intelligentie, zie punt 6.
• Cloudflare (VS) — netwerk- en beveiligingsdienst voor onze website.
• Combell (België) — domeinnaam en het doorsturen van mails naar info@.
• HeiGIT / openrouteservice (Duitsland) — reistijden en het omzetten van adressen naar een ligging.
• OpenStreetMap Foundation (Verenigd Koninkrijk) — kaarten. Je browser laadt de kaarttegels rechtstreeks bij OpenStreetMap, die daarbij je IP-adres ziet.
• Pushdiensten van je browser (Google, Mozilla of Apple) — brengen pushmeldingen naar je toestel; de inhoud is versleuteld en voor hen onleesbaar.
• KBO (FOD Economie), VIES (Europese Commissie) en KVK — we vragen er alleen een ondernemingsnummer op.
• Systemen die een klant zelf koppelt, zoals Monday, Rentman, BookU, een agenda, een toegangssysteem of het sociaal secretariaat (Dimona): alleen op instructie van die klant.
• Overheden — alleen als de wet het oplegt of een rechter het beveelt.

Buiten de Europese Economische Ruimte gaan gegevens alleen naar Resend, Anthropic, Cloudflare, de Stripe-groep en de pushdiensten in de Verenigde Staten, en naar OpenStreetMap in het Verenigd Koninkrijk. Voor de VS gebeurt dat op basis van het EU-VS-gegevensprivacykader of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie; voor het Verenigd Koninkrijk op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Sommige functies gebruiken AI van Anthropic (Claude) om documenten te lezen: bonnetjes en aankoopfacturen, prijslijsten van leveranciers, inschrijvingsbewijzen van voertuigen (de foto wordt niet bewaard en we vragen geen persoonsgegevens op), en de bestanden die een nieuwe klant oplaadt om zijn gegevens over te zetten. Onze foutopvolging laat foutmeldingen (met gemaskeerde gegevens) door AI onderzoeken. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om haar modellen te trainen.

AI neemt bij ons nooit zelf beslissingen met rechtsgevolgen of een vergelijkbare impact op jou: wat AI voorstelt, wordt door een mens nagekeken of goedgekeurd.

• Je account en profiel: zolang je account bestaat. Vraag je de verwijdering aan, dan wissen we je account binnen 30 dagen.
• Onze eigen facturen: 10 jaar (btw-wetgeving), ook als je account verwijderd wordt.
• Berichten en incheckgegevens van afgesloten aanvragen, en berichten tussen crew en werkgever: 2 jaar.
• Contactgegevens van gasten: 2 jaar nadat de aanvraag afgesloten is.
• Persoonsgegevens van een crewlid dat de werkgever verwijderde maar waarvoor nog loongeschiedenis bestaat: 5 jaar na de verwijdering.
• Mails aan info@: 2 jaar.
• Verzendlog en mailtracking: 90 dagen.
• Foutmeldingen: 90 dagen.
• Tellers tegen misbruik (met IP-adres of e-mailadres): 1 dag nadat hun meetperiode voorbij is.
• Bestanden die een nieuwe klant oplaadt voor het overzetten: 90 dagen na de laatste wijziging van het dossier.
• Welkomstuitnodigingen: 90 dagen nadat de link verlopen is.
• Opzoekingen in de KBO: 30 dagen.
• Websitestatistiek: 13 maanden.
• Back-ups: 14 dagen op de server en 30 dagen op een tweede server.
• Gegevens die we als verwerker bewaren: zolang de planner of freelancer ze bewaart, en uiterlijk 30 dagen na het einde van zijn account, tenzij hierboven een kortere termijn staat.

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens mee te nemen in een gestructureerd, gangbaar bestand;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• je toestemming in te trekken, als we die vroegen.

In je profiel vind je onder Privacy de knoppen Download mijn gegevens en Account verwijderen aanvragen. Voor al het andere mail je naar [email protected]. We antwoorden binnen een maand; bij een ingewikkeld verzoek kan dat met twee maanden verlengd worden, en dan laten we je dat binnen de eerste maand weten. Als we twijfelen of een verzoek echt van jou komt, kunnen we je vragen wie je bent.

Gaat het om gegevens die je werkgever of planner in FreelanceCrew invoerde? Richt je verzoek dan aan hem; stuur je het naar ons, dan bezorgen we het hem meteen.

• Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS met HSTS).
• Wachtwoorden worden alleen gehasht bewaard; inlogcodes zijn 15 minuten geldig.
• Het rijksregisternummer en de sleutels van koppelingen worden versleuteld bewaard (AES-256).
• Elke nacht een versleutelde back-up, ook op een tweede server.
• Iedereen ziet alleen de gegevens die bij zijn rol horen; beheerdersfuncties zijn afgeschermd.
• Het aantal pogingen bij inloggen, opzoekingen en formulieren is beperkt.
• Fouten worden automatisch opgevolgd, met gemaskeerde gegevens.

Gebeurt er toch een datalek met risico voor jou, dan melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, en bij een hoog risico ook aan jou.

FreelanceCrew bewaart op je toestel alleen wat nodig is om de site te laten werken: je aanmelding, je taal, je keuze voor licht of donker en je instellingen voor pushmeldingen. We gebruiken geen trackingcookies, geen advertentiecookies en geen externe statistiekdiensten. Daarom vragen we geen toestemming via een cookiebanner.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via [email protected]. Je kan ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, [email protected], gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Passen we deze verklaring inhoudelijk aan, dan krijg je een melding in de app en vragen we je de nieuwe versie te bekijken. De huidige versie staat altijd op deze pagina.