Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst geldt tussen de klant die FreelanceCrew gebruikt voor zijn eigen bedrijf, zoals een planner of een freelancer die het ERP gebruikt (de verwerkingsverantwoordelijke, hierna "de klant"), en JV Consultancy, eenmanszaak van Jul Vandueren, Schansstraat 30, 3545 Zelem, ondernemingsnummer 1005.436.672, die FreelanceCrew uitbaat (de verwerker, hierna "FreelanceCrew").

Ze maakt deel uit van de algemene voorwaarden en voldoet aan artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De klant aanvaardt ze in de app. Bij tegenstrijdigheid gaat deze overeenkomst voor wat de verwerking van persoonsgegevens betreft.

De overeenkomst loopt zolang de klant FreelanceCrew gebruikt, en daarna tot alle persoonsgegevens van de klant gewist of teruggegeven zijn (punt 10).

FreelanceCrew bewaart, toont, berekent, verstuurt en wist persoonsgegevens die de klant (of zijn teamleden) invoert of koppelt, met als enig doel de klant de functies van het platform te bieden. Het gaat om de volgende verwerkingen:

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheid) zijn niet nodig voor het platform; de klant voert ze niet in. Het rijksregisternummer verwerkt FreelanceCrew alleen voor de Dimona-aangifte van de klant als werkgever.

FreelanceCrew verwerkt de gegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de klant. Die instructies zijn deze overeenkomst en wat de klant in de app instelt of doet (bijvoorbeeld een lijst opladen, een koppeling aanzetten of een Dimona versturen). FreelanceCrew gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en geeft ze niet door aan derden, behalve aan de sub-verwerkers van punt 7 of als de wet het oplegt; in dat laatste geval verwittigt FreelanceCrew de klant vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

Vindt FreelanceCrew dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt ze dat meteen aan de klant.

Alleen wie voor FreelanceCrew werkt en de gegevens nodig heeft voor de dienst, heeft er toegang toe, en alleen nadat hij zich tot geheimhouding verbonden heeft of daar wettelijk toe verplicht is.

FreelanceCrew neemt onder meer de volgende maatregelen:

• versleutelde verbindingen (HTTPS met HSTS);
• gehashte wachtwoorden en eenmalige inlogcodes;
• toegang per klant en per rol: de klant en de teamleden die hij toegang geeft zien zijn gegevens, andere klanten niet;
• versleutelde opslag (AES-256) van het rijksregisternummer en van de sleutels van koppelingen;
• dagelijkse, versleutelde back-ups, ook op een tweede server;
• servers in datacenters in de Europese Unie;
• beperking van pogingen en automatische foutopvolging met gemaskeerde gegevens;
• regelmatige nazicht van de code en de beveiliging, en een register van datalekken.

FreelanceCrew mag de maatregelen aanpassen, zolang het beschermingsniveau niet daalt.

De klant geeft FreelanceCrew een algemene toestemming om sub-verwerkers in te schakelen. Op het ogenblik van deze versie zijn dat:

• Joop BV (CompAInion) — Beheer van de servers, back-ups en de Peppol-koppeling (België)
• Hetzner Online GmbH — Servers en back-upserver (via Joop BV) (Duitsland en Finland)
• Resend Inc. — Versturen van mails (meldingen, welkomstmails, Dimona naar het sociaal secretariaat) (Verenigde Staten)
• Anthropic — AI voor het lezen van bonnetjes, prijslijsten, inschrijvingsbewijzen en opgeladen bestanden (Verenigde Staten)
• getpeppr — Peppol-access point voor elektronische facturen (via Joop BV) (Peppol-netwerk)
• Cloudflare — Netwerk- en beveiligingsdienst vóór de website (Verenigde Staten)
• HeiGIT (openrouteservice) — Reistijden en adressen omzetten naar een ligging (Duitsland)
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim, kaarttegels) — Kaarten en plaatsnamen bij het inchecken (Verenigd Koninkrijk)
• Pushdiensten van browsers (Google, Mozilla, Apple) — Afleveren van pushmeldingen (inhoud versleuteld) (Verenigde Staten)

Systemen die de klant zelf koppelt (zoals Monday, Rentman, BookU, een agenda, een toegangssysteem of zijn sociaal secretariaat) kiest en contracteert de klant zelf; FreelanceCrew stuurt er alleen gegevens heen op zijn instructie.

FreelanceCrew legt elke sub-verwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de klant aansprakelijk voor hen. Gaan er gegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen met passende waarborgen: een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS-gegevensprivacykader) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Een nieuwe of andere sub-verwerker meldt FreelanceCrew minstens 30 dagen vooraf, per mail of in de app. De klant kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Vinden de partijen geen oplossing, dan mag de klant zijn abonnement kosteloos opzeggen tegen de datum van de wijziging.

• Rechten van betrokkenen — de klant kan de meeste verzoeken zelf in de app afhandelen (gegevens inzien, verbeteren, exporteren, verwijderen). Krijgt FreelanceCrew een verzoek dat over gegevens van de klant gaat, dan stuurt ze het meteen door en helpt ze de klant bij het antwoord.
• Beveiliging, datalekken, effectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging (art. 32 tot 36 AVG) — FreelanceCrew geeft de klant de informatie die hij daarvoor nodig heeft.

FreelanceCrew meldt een inbreuk op de beveiliging die gegevens van de klant treft zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat ze die ontdekte, aan het e-mailadres van het account van de klant. De melding bevat, voor zover bekend: wat er gebeurde, welke gegevens en hoeveel betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Wat nog niet bekend is, volgt zo snel mogelijk. De klant beslist of hij het lek meldt aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokkenen; FreelanceCrew helpt hem daarbij.

De klant kan zijn gegevens altijd zelf exporteren in de app. Na het einde van zijn account wist FreelanceCrew de persoonsgegevens van de klant binnen 30 dagen, tenzij de klant vóór dat moment om teruggave vraagt of de wet bewaring oplegt. Kopieën in de back-ups verdwijnen vanzelf na hun bewaartermijn van hoogstens 30 dagen.

FreelanceCrew stelt de klant alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat ze deze overeenkomst naleeft, en werkt mee aan audits door de klant of een auditor die hij aanstelt en die tot geheimhouding gebonden is. Een audit wordt minstens 30 dagen vooraf aangekondigd, gebeurt tijdens de kantooruren en hoogstens één keer per jaar, tenzij er een datalek was of een toezichthouder het vraagt. De kosten van een audit zijn voor de klant.

Voor de aansprakelijkheid gelden de algemene voorwaarden, onverminderd de aansprakelijkheid die de AVG dwingend oplegt. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing; de rechtbanken van de algemene voorwaarden zijn bevoegd.

Vragen over deze overeenkomst: [email protected].