📖 FreelanceCrew-Anleitung

Konto erstellen

Gehe zur Startseite von FreelanceCrew und klicke auf „Registrieren“. Wähle bei der Kontoerstellung das Profil „Freelancer“. Gib deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein.

Profil ausfüllen

Gehe nach dem Einloggen zum Tab „Profil“. Trage hier deine Biografie, Fachgebiete (z. B. Standbau, Bühnenaufbau, Eventdienstleistungen), Erfahrungsstufe und verfügbare VCA-Zertifikate ein. Ein vollständiges Profil erhöht die Chance, von Planern gebucht zu werden.

Datenschutz & AGB

Bei deiner ersten Anmeldung wirst du gebeten, die Datenschutzerklärung und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu lesen und zu akzeptieren. Das ist Voraussetzung für die Nutzung der Plattform.

Zeitfenster hinzufügen

Gehe zum Tab „Kalender“. Klicke auf „Verfügbarkeit hinzufügen“ und wähle Datum und Uhrzeit (Start- und Endzeit). Planer sehen nur Zeitfenster, die du als verfügbar markiert hast.

Verfügbarkeit im Block

Möchtest du mehrere Tage auf einmal festlegen? Nutze die Schaltfläche „Verfügbarkeit im Block“. Wähle einen Zeitraum und feste Zeiten, um schnell einen Block verfügbarer Tage hinzuzufügen.

Konflikterkennung

Das System erkennt automatisch überlappende Zeitfenster. Fügst du zwei sich überschneidende Slots hinzu, erhältst du eine Meldung und der Konflikt wird blockiert.

Kalender verknüpfen (Rentman, Google, Outlook)

Arbeiten Sie auch über Rentman oder führen Sie einen eigenen Kalender? Gehen Sie zu 'Kalender' → 'Kalender verknüpfen' → 'Kalender verknüpfen'. Geben Sie dem Kalender einen Namen (z. B. 'Rentman – SVH Productions') und fügen Sie den ICS-Link ein. Sie können mehrere Kalender verknüpfen, etwa einen pro Unternehmen in Rentman. Wir lesen sie alle 5 Minuten neu ein: Ihre Termine erscheinen als blockiert in Ihrem Kalender, in belgischer Zeit, damit Planer Sie dann nicht buchen. Verschobenes oder Abgesagtes folgt automatisch. 'Jetzt aktualisieren' liest sofort neu ein; 'Trennen' entfernt die eingelesenen Termine.

Aufträge aus Rentman nachverfolgen: Projekt, Stunden, Kilometer

Klicken Sie in Ihrem Kalender auf einen Tag und dann auf einen Auftrag aus einem verknüpften Kalender. Mit „In Projekt umwandeln“ wird daraus ein eigenes Projekt, mit dem Kunden (z. B. SVH Productions). Am Tag selbst starten Sie den Timer; im Nachhinein tragen Sie Ihre Stunden mit „Stunden speichern“ ein. Tragen Sie auch Ihre Kilometer und den Satz pro km ein: Sie erscheinen als Zeile auf der Rechnung. Klicken Sie dann auf „Auftrag abschließen“ und rechnen Sie über Archiv → Rechnung erstellen ab. Auch vergangene Aufträge bleiben mit ihrem Status in Ihrem Kalender: Nicht umgewandelt, Abzuschließen, Abgeschlossen oder Abgerechnet. So sehen Sie immer, was Sie bereits abgeschlossen und abgerechnet haben. Was bereits ein Projekt ist, bleibt bestehen, auch wenn Sie den Kalender trennen oder das Unternehmen den Auftrag später aus Rentman entfernt.

Wo finden Sie den ICS-Link?

Rentman: Rentman-Umgebung des Unternehmens öffnen → 'My schedule' → Pfeilsymbol oben rechts ('Synchronize with your own calendar') → 'iCal import settings' → Link bei 'My schedule' kopieren. Google Kalender: Einstellungen → Ihr Kalender → 'Kalender integrieren' → 'Privatadresse im iCal-Format'. Apple: iCloud.com → Kalender → als öffentlichen Kalender teilen → webcal-Link kopieren. Outlook: Einstellungen → Kalender → Freigegebene Kalender → 'Kalender veröffentlichen' → ICS-Link kopieren. Teilen Sie diese Links mit niemandem: Wer sie hat, kann Ihren Kalender lesen.

Ihr FreelanceCrew-Kalender in Google, Apple oder Outlook

Über 'Kalender verknüpfen' → 'Google Calendar' oder 'Apple Calendar' abonnieren Sie Ihren FreelanceCrew-Kalender in Ihrem eigenen Kalender: Buchungen, Verfügbarkeit und persönliche Termine, zur richtigen belgischen Uhrzeit. Aus Rentman oder Google eingelesene Termine kommen nicht noch einmal hinein, damit nichts doppelt erscheint. Hinweis: Google und Outlook aktualisieren einen abonnierten Kalender selbst nur alle paar Stunden (Google manchmal nur einmal am Tag). In der FreelanceCrew-App sehen Sie Änderungen sofort.

Anfrage erhalten

Wenn ein Planer dich buchen möchte, erhältst du eine Benachrichtigung. Die Anfrage erscheint im Tab „Anfragen“. Du siehst sofort: Projektname, Datum, Uhrzeit, Ort, den Namen des Auftraggebers und eine Kontaktperson.

Annehmen oder ablehnen

Klicke auf eine Anfrage, um die Details zu sehen. Unten in der Anfrage kannst du „Annehmen“ oder „Ablehnen“ wählen. Bei einer Ablehnung kannst du auch einen Grund angeben.

Automatische Blockierung

Sobald du eine Anfrage annimmst, wird das entsprechende Zeitfenster in deinem Kalender automatisch für andere Buchungen blockiert. So werden Doppelbuchungen verhindert.

Archiv

Angenommene Anfragen werden im Tab „Archiv“ archiviert. So behältst du ein übersichtliches Protokoll all deiner bestätigten Aufträge.

Meine Projekte

Im Tab „Projekte“ siehst du alle Projekte, für die du gebucht bist. Pro Projekt siehst du die Adresse, das Startdatum, die Zeiten und die Kontaktdaten des Auftraggebers.

Check-in vor Ort

Am Tag des Projekts kannst du dich über die Schaltfläche „Check-in“ in der Projektübersicht einchecken. So weiß der Planer (und ggf. der Teamleader), dass du anwesend bist.

Stunden einreichen

Nach Abschluss eines Projekts kannst du deine gearbeiteten Stunden über die Schaltfläche „Stunden einreichen“ im Projektdetailbildschirm einreichen. Gib die tatsächliche Start- und Endzeit deines Arbeitstages ein.

Warten auf Validierung

Der Planer erhält eine Meldung über deine eingereichten Stunden. Nach Genehmigung oder Ablehnung erhältst du eine Benachrichtigung. Den Status findest du immer in der Projektübersicht.

Rückmeldung geben

Nach Abschluss eines Projekts kannst du über „Debrief“ eine kurze Rückmeldung geben, wie das Projekt verlaufen ist. Das hilft Planern, die Qualität ihrer Organisation zu verbessern.

Fotos hinzufügen

Du kannst deinem Debrief optional Fotos hinzufügen. Diese sind für den Planer sichtbar.

Ernennung durch den Planer

Ein Planer kann dich für ein bestimmtes Projekt als Teamleader ernennen. Du erhältst dazu eine Benachrichtigung und in deiner Projektübersicht erscheint ein spezielles „Teamleader“-Label.

Anwesenheit prüfen

Als Teamleader siehst du im Projektdetailbildschirm ein zusätzliches Panel mit allen gebuchten Teammitgliedern. Dort siehst du, wer am Arbeitstag bereits eingecheckt hat.

Stunden einsehen

Als Teamleader hast du auch Einblick in die eingereichten Stunden aller Teammitglieder für dieses Projekt, sodass du vor der Validierung durch den Planer schnell prüfen kannst, ob alles stimmt.

Ihre eigene Verwaltung

Im Reiter „ERP“ verwalten Sie Ihre eigenen Kunden, Artikel, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften. Niemand sonst sieht diese Daten, auch nicht die Planer, für die Sie arbeiten. Füllen Sie zuerst Ihre Firmendaten unter „Einstellungen“ aus: Sie erscheinen als Absender auf Ihren Dokumenten.

Abrechnen und nachverfolgen

Erstellen Sie eine Rechnung, fügen Sie Ihre Leistungen als Zeilen hinzu und finalisieren Sie sie: Dann erhält sie ihre Nummer. Senden Sie sie per E-Mail an Ihren Kunden oder laden Sie das PDF herunter. Erfassen Sie die Zahlung, sobald sie eingeht; die Übersicht zeigt, was noch offen ist.

Nachrichten senden

Über den Tab „Chat“ kannst du direkt Nachrichten an Planer senden, mit denen du zusammenarbeitest oder zusammengearbeitet hast. Ungelesene Nachrichten werden mit einem Badge angezeigt.

Kontoeinstellungen

Gehe zu „Einstellungen“, um deinen Namen, deine E-Mail-Adresse oder dein Passwort zu ändern. Hier kannst du auch deine Sprachpräferenz einstellen (NL, EN, DE, FR, ES, IT).

Benachrichtigungen

In den Einstellungen legst du fest, welche Benachrichtigungen du erhalten möchtest, z. B. E-Mails bei neuen Buchungsanfragen oder Nachrichten.

Ihr Kalender in Outlook

Ihren persönlichen Kalenderlink finden Sie im Tab 'Kalender' → 'Kalender verknüpfen' (Google oder Apple wählen, dann 'URL manuell kopieren'). Fügen Sie den Link in Outlook über Kalender → Kalender hinzufügen → Aus dem Internet abonnieren hinzu. Ihre Buchungen, Verfügbarkeit und persönlichen Termine erscheinen darin; Outlook aktualisiert sie alle paar Stunden.

Konto erstellen

Gehe zur Startseite von FreelanceCrew und klicke auf „Registrieren“. Wähle bei der Kontoerstellung das Profil „Planner“. Gib deinen Namen, den Firmennamen und deine E-Mail-Adresse ein.

Profil einrichten

Trage in den Einstellungen deine Firmendaten und Kontaktinformationen ein. Diese werden Freelancern angezeigt, die eine Anfrage von dir erhalten.

In der Datenbank suchen

Im Tab „Freelancer“ siehst du alle verfügbaren Freelancer. Nutze Filter, um nach Fachgebiet (Standbau, Bühnenaufbau usw.), VCA-Zertifikaten oder Ort zu suchen.

Profil ansehen

Klicke auf einen Freelancer, um sein vollständiges Profil zu sehen: Biografie, Erfahrung, Fachgebiet, Zertifikate und Verfügbarkeit.

Buchungsanfrage senden

Klicke im Profil auf „Diesen Freelancer buchen“. Wähle Projekt, Datum und Zeitfenster. Füge optional weitere Informationen hinzu. Der Freelancer erhält deine Anfrage und kann annehmen oder ablehnen.

Freelancer auf der Karte

In der Kartenansicht siehst du, wo sich Freelancer befinden. Praktisch, um schnell jemanden in der Nähe deines Projektstandorts zu finden.

Neues Projekt erstellen

Gehe zum Tab „Projekte“ und klicke auf „Neues Projekt“. Gib Projektname, Datum, Start- und Endzeit, Ort (Adresse) und eine Beschreibung ein. Dein Name wird automatisch als Inhaber verknüpft.

Projektübersicht

In der Projektübersicht siehst du alle aktiven und abgeschlossenen Projekte. Pro Projekt siehst du die Anzahl gebuchter Freelancer, den Status und den Ort.

Projektdetails & Briefing

Über „Projekt-Briefing“ kannst du ein detailliertes Briefing für dein Team hinzufügen. Es ist für alle gebuchten Freelancer sichtbar.

Offene Anfragen

In „Anfragen“ siehst du alle von dir gesendeten Anfragen inklusive Status: „In Bearbeitung“, „Angenommen“ oder „Abgelehnt“.

Angenommene Anfragen

Angenommene Anfragen werden archiviert. Du findest sie jederzeit im Archiv-Tab.

Doppelbuchungen vermeiden

Das System erkennt automatisch, wenn ein Freelancer zur gleichen Zeit bereits gebucht ist. In diesem Fall wird eine Doppelbuchung blockiert.

Teamleader festlegen

Gehe zu einem Projekt und öffne die Teamliste. Klicke auf den Schalter neben einem Teammitglied, um es als Teamleader zu ernennen. Du kannst pro Projekt mehrere Teamleader festlegen.

Rechte des Teamleaders

Der ernannte Teamleader sieht in seiner App ein zusätzliches Panel mit der Anwesenheitsliste und den eingereichten Stunden aller Teammitglieder. So kannst du die tägliche Koordination delegieren.

Eingereichte Stunden ansehen

Sobald ein Freelancer seine Stunden eingereicht hat, erhältst du eine Benachrichtigung. Gehe zum Tab „Validierung“, um die eingereichten Stunden anzusehen.

Annehmen oder ablehnen

Prüfe die eingereichten Stunden und klicke auf „Annehmen“ oder „Ablehnen“. Bei einer Ablehnung kannst du einen Grund angeben, damit der Freelancer seine Erfassung korrigieren kann.

Debriefs ansehen

Nach Abschluss eines Projekts können Freelancer ein Debrief ausfüllen. Du kannst alle Debriefs pro Projekt über die Projektdetails einsehen. Das gibt dir wertvolles Feedback zur Durchführung.

So fangen Sie an

Öffnen Sie den Reiter „ERP“. Legen Sie zuerst Ihre Kunden unter „Kunden & Lieferanten“ und Ihr Material oder Ihre Leistungen unter „Artikel“ an (Vermietung, Verkauf oder Dienstleistung, mit Preis und MwSt.). Haben Sie schon Listen? Mit „Liste einlesen“ laden Sie eine Excel- oder CSV-Datei und prüfen alles, bevor etwas angelegt wird.

Vom Angebot zur Rechnung

Erstellen Sie ein Angebot, wählen Sie den Kunden und fügen Sie Zeilen hinzu. Bei Vermietung geben Sie den Mietzeitraum an: Der Preis ist Menge × Tage × Tagespreis, und Sie werden gewarnt, wenn zu wenige Stück frei sind. Ist das Angebot angenommen, wird daraus mit einem Klick ein Auftrag und aus dem Auftrag eine Rechnung. Eine Rechnung erhält Nummer und strukturierte Mitteilung erst beim Finalisieren; danach ist sie nicht mehr änderbar.

Anzahlungs- und Teilrechnungen

Bei einem bestätigten Auftrag wählen Sie „Anzahlungs- oder Teilrechnung“ und geben einen Prozentsatz oder Betrag ein. Der Auftrag bleibt offen. Bei der späteren Schlussrechnung werden die bereits abgerechneten Beträge automatisch abgezogen.

Zahlungen und Gutschriften

Auf einer finalen Rechnung erfassen Sie Zahlungen; sie wird von selbst „teilweise bezahlt“ oder „bezahlt“. Für Korrekturen erstellen Sie aus der Rechnung eine Gutschrift. Die Übersicht zeigt, was offen und was überfällig ist.

PDF, E-Mail und alte Dokumente

Jedes Dokument lässt sich als PDF herunterladen oder per E-Mail direkt an den Kunden senden; seine Antwort kommt an Ihre eigene Adresse. Bestehende Angebote, Aufträge und Rechnungen aus einem Vorsystem übernehmen Sie mit „Liste einlesen“ im Reiter des Dokuments.

Direkt kommunizieren

Über den Tab „Chat“ kannst du direkt Nachrichten an Freelancer senden. Praktisch für schnelle Abstimmungen zu Projektdetails, Ort oder Änderungen. Ungelesene Nachrichten werden mit einem Badge angezeigt.

Kalenderlink erstellen

Gehen Sie zu 'Einstellungen' und suchen Sie den Bereich 'Kalender-Integration'. Klicken Sie auf 'Kalender-Link generieren'. Ein eindeutiger, persönlicher ICS-Link wird erstellt.

Mit Outlook verknüpfen

Kopieren Sie den Link. Öffnen Sie Outlook → Kalender → 'Kalender hinzufügen' → 'Aus dem Internet abonnieren'. Link einfügen und bestätigen. Alle Ihre Projekte erscheinen in Outlook, zur richtigen belgischen Uhrzeit.

Andere Kalender-Apps

Der Link funktioniert auch mit Google Kalender ('Weitere Kalender' → 'Per URL'), Apple Kalender und anderen Programmen mit ICS-Unterstützung. Diese Programme aktualisieren einen abonnierten Kalender selbst alle paar Stunden (Google manchmal nur einmal am Tag); in FreelanceCrew sehen Sie Änderungen sofort.

Sicherheit

Halte deinen Kalenderlink privat. Jeder mit dem Link hat Lesezugriff auf deinen Projektkalender. Du kannst den Link jederzeit in den Einstellungen neu erstellen, falls er in falsche Hände geraten ist.

Kontoeinstellungen

Ändere deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Passwort und deine Sprachpräferenz über „Einstellungen“. Hier kannst du auch deine Firmendaten aktualisieren.

API-Schlüssel

Über den Tab „API“ erstellst du einen API-Schlüssel für externe Integrationen. Damit kannst du FreelanceCrew mit anderen Systemen wie Planungssoftware oder HR-Tools verbinden.

Ernennung

Die Teamleader-Rolle wird vom Planner pro Projekt vergeben. Sobald du ernannt bist, erscheint neben dem Projekt in deinem Dashboard ein goldenes „Teamleader“-Badge.

Zusätzliche Rechte

Als Teamleader hast du zusätzlich zu deiner normalen Freelancer-Funktionalität Zugriff auf ein zusätzliches Panel im Projektdetailbildschirm. Dieses Panel ist nur sichtbar, wenn du für dieses spezifische Projekt Teamleader bist.

Check-ins ansehen

Öffne das Projekt, für das du Teamleader bist. Im Teamleader-Panel siehst du eine Liste aller gebuchten Teammitglieder mit ihrem Check-in-Status. Auf einen Blick siehst du, wer anwesend ist und wer noch nicht eingecheckt hat.

Live aktualisiert

Die Anwesenheitsliste wird automatisch aktualisiert, sobald ein Teammitglied eincheckt. Du musst die Seite nicht neu laden.

Eingereichte Stunden ansehen

Im Teamleader-Panel siehst du auch eine Übersicht der eingereichten Stunden aller Teammitglieder. Du kannst prüfen, wer seine Stunden bereits eingereicht hat und wie die Start- und Endzeiten lauten.

An den Planner berichten

Du kannst die Informationen aus dem Teamleader-Panel nutzen, um den Planner über etwaige Abweichungen zu informieren. Die endgültige Validierung der Stunden nimmt der Planner selbst vor.