📖 Guide FreelanceCrew

Créer un compte

Rendez-vous sur la page d'accueil de FreelanceCrew et cliquez sur « S'inscrire ». Choisissez le profil « Freelancer » lors de la création de votre compte. Renseignez votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe sécurisé.

Compléter son profil

Une fois connecté, rendez-vous dans l'onglet « Profil ». Renseignez-y votre biographie, votre expertise (p. ex. montage de stands, construction de scènes, services événementiels), votre niveau d'expérience et vos certificats VCA disponibles. Un profil complet augmente vos chances d'être réservé par les planners.

Confidentialité & Conditions générales

Lors de votre première inscription, il vous sera demandé de lire et d'accepter la politique de confidentialité et les conditions générales. C'est obligatoire pour utiliser la plateforme.

Ajouter des créneaux

Rendez-vous dans l'onglet « Agenda ». Cliquez sur « Ajouter une disponibilité » et choisissez une date et un horaire (heure de début et de fin). Les planners ne voient que les créneaux que vous avez marqués comme disponibles.

Disponibilité groupée

Vous voulez définir plusieurs jours en une fois ? Utilisez le bouton « Disponibilité groupée ». Sélectionnez une période et des horaires fixes pour ajouter rapidement un bloc de jours disponibles.

Détection des conflits

Le système détecte automatiquement les créneaux qui se chevauchent. Si vous ajoutez deux créneaux qui se chevauchent, vous recevez une notification et le conflit est bloqué.

Lier des agendas (Rentman, Google, Outlook)

Vous travaillez aussi via Rentman ou tenez votre propre agenda ? Allez dans 'Agenda' → 'Lier l'agenda' → 'Lier un agenda'. Donnez un nom à l'agenda (par ex. 'Rentman – SVH Productions') et collez le lien ICS. Vous pouvez lier plusieurs agendas, par exemple un par entreprise dans Rentman. Nous les relisons toutes les 5 minutes : vos rendez-vous apparaissent comme bloqués dans votre agenda, à l'heure belge, pour que les organisateurs ne vous réservent pas à ce moment-là. Ce qui est déplacé ou annulé suit automatiquement. 'Mettre à jour' relit tout de suite ; 'Délier' supprime les rendez-vous importés.

Suivre les missions de Rentman : projet, heures, kilomètres

Dans votre agenda, cliquez sur un jour puis sur une mission d’un agenda lié. « Convertir en projet » en fait votre propre projet, avec le client (p. ex. SVH Productions). Le jour même, vous lancez le chronomètre ; après coup, vous saisissez vos heures avec « Enregistrer les heures ». Saisissez aussi vos kilomètres et le tarif par km : ils deviennent une ligne de la facture. Cliquez ensuite sur « Clôturer la mission » et facturez via Archives → Créer une facture. Les missions passées restent aussi dans votre agenda, avec leur statut : Non convertie, À clôturer, Clôturée ou Facturée. Vous voyez ainsi toujours ce que vous avez déjà clôturé et facturé. Ce qui est déjà un projet reste, même si vous dissociez l’agenda ou si l’entreprise retire plus tard la mission de Rentman.

Où trouver le lien ICS ?

Rentman : ouvrez l'environnement Rentman de l'entreprise → 'My schedule' → l'icône des flèches en haut à droite ('Synchronize with your own calendar') → 'iCal import settings' → copiez le lien à côté de 'My schedule'. Google Agenda : Paramètres → votre agenda → 'Intégrer l'agenda' → 'Adresse secrète au format iCal'. Apple : iCloud.com → Calendrier → partager comme calendrier public → copiez le lien webcal. Outlook : Paramètres → Calendrier → Calendriers partagés → 'Publier un calendrier' → copiez le lien ICS. Ne partagez pas ces liens : quiconque les possède peut lire votre agenda.

Votre agenda FreelanceCrew dans Google, Apple ou Outlook

Via 'Lier l'agenda' → 'Google Calendar' ou 'Apple Calendar', vous abonnez votre propre agenda à votre agenda FreelanceCrew : réservations, disponibilités et rendez-vous personnels, à la bonne heure belge. Les rendez-vous importés de Rentman ou Google n'y sont pas ajoutés une seconde fois, pour éviter les doublons. Attention : Google et Outlook n'actualisent un agenda abonné que toutes les quelques heures (Google parfois une seule fois par jour). Dans l'app FreelanceCrew, vous voyez les changements immédiatement.

Réception d'une demande

Lorsqu'un planner souhaite vous réserver, vous recevez une notification. La demande apparaît dans l'onglet « Demandes ». Vous voyez immédiatement : le nom du projet, la date, l'horaire, le lieu, le nom du donneur d'ordre et une personne de contact.

Accepter ou refuser

Cliquez sur une demande pour en voir les détails. En bas de la demande, vous pouvez choisir « Accepter » ou « Refuser ». En cas de refus, vous pouvez également indiquer un motif.

Blocage automatique

Dès que vous acceptez une demande, le créneau correspondant dans votre agenda est automatiquement bloqué pour d'autres réservations. Cela évite les doubles réservations.

Archives

Les demandes acceptées sont archivées dans l'onglet « Archives ». Vous conservez ainsi un journal clair de toutes vos missions confirmées.

Mes projets

Dans l'onglet « Projets », vous voyez tous les projets pour lesquels vous êtes réservé. Pour chaque projet, vous voyez l'adresse, la date de début, les horaires et les coordonnées du donneur d'ordre.

Pointage sur place

Le jour du projet, vous pouvez pointer votre présence via le bouton « Pointage » dans l'aperçu du projet. Ainsi, le planner (et éventuellement le teamleader) sait que vous êtes présent.

Soumettre ses heures

Une fois un projet terminé, vous pouvez soumettre vos heures travaillées via le bouton « Soumettre les heures » dans l'écran de détails du projet. Indiquez l'heure de début et de fin réelles de votre journée de travail.

En attente de validation

Le planner reçoit une notification de vos heures soumises. Vous serez averti après approbation ou refus. Vous pouvez toujours retrouver le statut dans l'aperçu du projet.

Donner un retour

Une fois un projet terminé, vous pouvez remplir un court débriefing via « Débriefing » sur la façon dont le projet s'est déroulé. Cela aide les planners à améliorer la qualité de leur organisation.

Ajouter des photos

Vous pouvez éventuellement ajouter des photos à votre débriefing. Elles sont visibles par le planner.

Désignation par le planner

Un planner peut vous désigner comme teamleader pour un projet spécifique. Vous recevez une notification et un label spécial « Teamleader » apparaît dans votre aperçu de projet.

Vérifier la présence

En tant que teamleader, vous voyez dans l'écran de détails du projet un panneau supplémentaire avec tous les membres de l'équipe réservés. Vous pouvez y voir qui a déjà pointé sa présence le jour de travail.

Consulter les heures

En tant que teamleader, vous avez également un aperçu des heures soumises par tous les membres de l'équipe pour ce projet, afin de pouvoir vérifier rapidement que tout est correct avant la validation par le planner.

Votre propre administration

Dans l'onglet « ERP », vous gérez vos propres clients, articles, devis, commandes, factures et notes de crédit. Personne d'autre ne voit ces données, pas même les planificateurs pour lesquels vous travaillez. Complétez d'abord vos données d'entreprise dans « Paramètres » : elles figurent comme expéditeur sur vos documents.

Facturer et suivre

Créez une facture, ajoutez vos prestations en lignes et rendez-la définitive : elle reçoit alors son numéro. Envoyez-la au client par e-mail ou téléchargez le PDF. Notez le paiement dès sa réception ; l'aperçu montre ce qui reste ouvert.

Envoyer des messages

Via l'onglet « Chat », vous pouvez envoyer directement des messages aux planners avec qui vous travaillez ou avez travaillé. Les messages non lus sont signalés par un badge.

Paramètres du compte

Rendez-vous dans « Paramètres » pour modifier votre nom, votre adresse e-mail ou votre mot de passe. Vous pouvez également y définir votre préférence de langue (NL, EN, DE, FR, ES, IT).

Notifications

Dans les paramètres, vous choisissez les notifications que vous souhaitez recevoir, comme les e-mails pour les nouvelles demandes de réservation ou les messages.

Votre agenda dans Outlook

Votre lien d'agenda personnel se trouve dans l'onglet 'Agenda' → 'Lier l'agenda' (choisissez Google ou Apple, puis 'Copier l'URL manuellement'). Ajoutez le lien dans Outlook via Calendrier → Ajouter un calendrier → S'abonner à partir du web. Vos réservations, disponibilités et rendez-vous personnels y apparaissent ; Outlook les actualise toutes les quelques heures.

Créer un compte

Rendez-vous sur la page d'accueil de FreelanceCrew et cliquez sur « S'inscrire ». Choisissez le profil « Planner » lors de la création de votre compte. Renseignez votre nom, le nom de votre entreprise et votre adresse e-mail.

Configurer son profil

Renseignez vos informations d'entreprise et vos coordonnées dans les paramètres. Elles seront affichées aux freelances qui reçoivent une demande de votre part.

Rechercher dans la base de données

Dans l'onglet « Freelances », vous voyez tous les freelances disponibles. Utilisez les filtres pour rechercher par expertise (montage de stands, construction de scènes, etc.), certificats VCA ou lieu.

Consulter un profil

Cliquez sur un freelance pour voir son profil complet : biographie, expérience, expertise, certificats et disponibilité.

Envoyer une demande de réservation

Cliquez sur « Réserver ce freelance » sur le profil. Sélectionnez le projet, la date et le créneau horaire. Ajoutez éventuellement des informations complémentaires. Le freelance reçoit votre demande et peut l'accepter ou la refuser.

Freelances sur la carte

La vue carte vous permet de voir où se trouvent les freelances. Pratique pour trouver rapidement quelqu'un à proximité du lieu de votre projet.

Créer un nouveau projet

Rendez-vous dans l'onglet « Projets » et cliquez sur « Nouveau projet ». Renseignez le nom du projet, la date, l'heure de début et de fin, le lieu (adresse) et une description. Votre nom est automatiquement associé en tant que propriétaire.

Aperçu des projets

Dans l'aperçu des projets, vous voyez tous les projets actifs et terminés. Pour chaque projet, vous voyez le nombre de freelances réservés, le statut et le lieu.

Détails du projet et briefing

Via « Briefing du projet », vous pouvez ajouter un briefing détaillé pour votre équipe. Il est visible par tous les freelances réservés.

Demandes en cours

Dans « Demandes », vous voyez toutes les demandes que vous avez envoyées, avec leur statut : « En cours », « Acceptée » ou « Refusée ».

Demandes acceptées

Les demandes acceptées sont archivées. Vous pouvez toujours les retrouver dans l'onglet archives.

Éviter les doubles réservations

Le système détecte automatiquement si un freelance est déjà réservé au même horaire. Dans ce cas, une double réservation est bloquée.

Définir un teamleader

Rendez-vous sur un projet et ouvrez la liste de l'équipe. Cliquez sur le commutateur à côté d'un membre de l'équipe pour le désigner comme teamleader. Vous pouvez définir plusieurs teamleaders par projet.

Droits du teamleader

Le teamleader désigné voit dans son application un panneau supplémentaire avec la liste de présence et les heures soumises de tous les membres de l'équipe. Vous pouvez ainsi déléguer la coordination quotidienne.

Consulter les heures soumises

Dès qu'un freelance a soumis ses heures, vous recevez une notification. Rendez-vous dans l'onglet « Validation » pour consulter les heures soumises.

Approuver ou refuser

Vérifiez les heures soumises et cliquez sur « Approuver » ou « Refuser ». En cas de refus, vous pouvez indiquer un motif afin que le freelance puisse corriger son enregistrement.

Consulter les débriefings

Une fois un projet terminé, les freelances peuvent remplir un débriefing. Vous pouvez consulter tous les débriefings par projet via les détails du projet. Cela vous donne un retour précieux sur l'exécution.

Pour commencer

Ouvrez l'onglet « ERP ». Ajoutez d'abord vos clients sous « Clients & fournisseurs » et votre matériel ou vos services sous « Articles » (location, vente ou service, avec prix et TVA). Vous avez déjà des listes ? « Importer une liste » charge un fichier Excel ou CSV et vous laisse tout vérifier avant la création.

Du devis à la facture

Créez un devis, choisissez le client et ajoutez des lignes. Pour la location, indiquez la période : le prix est quantité × jours × prix par jour, et vous êtes averti s'il reste trop peu de pièces libres. Une fois le devis accepté, un bouton en fait une commande, puis une facture. Une facture ne reçoit son numéro et sa communication structurée qu'au moment de la rendre définitive ; ensuite elle ne peut plus être modifiée.

Factures d'acompte et partielles

Sur une commande confirmée, choisissez « Facture d'acompte ou partielle » et indiquez un pourcentage ou un montant. La commande reste ouverte. Lors de la facture finale, les montants déjà facturés sont déduits automatiquement.

Paiements et notes de crédit

Sur une facture définitive, notez les paiements ; elle passe d'elle-même à « partiellement payée » ou « payée ». Pour corriger, créez une note de crédit à partir de la facture. L'aperçu montre ce qui est ouvert et ce qui est en retard.

PDF, e-mail et anciens documents

Chaque document peut être téléchargé en PDF ou envoyé directement au client par e-mail ; sa réponse arrive sur votre propre adresse. Les devis, commandes et factures d'un ancien système sont repris avec « Importer une liste » dans l'onglet du document.

Communiquer directement

Via l'onglet « Chat », vous pouvez envoyer directement des messages aux freelances. Pratique pour s'accorder rapidement sur les détails du projet, le lieu ou des changements. Les messages non lus sont signalés par un badge.

Générer un lien d'agenda

Allez dans 'Paramètres' et cherchez la section 'Intégration agenda'. Cliquez sur 'Générer le lien agenda'. Un lien ICS unique et personnel est créé.

Lier à Outlook

Copiez le lien. Ouvrez Outlook → Calendrier → 'Ajouter un calendrier' → 'S'abonner à partir du web'. Collez le lien et confirmez. Tous vos projets apparaissent dans Outlook, à la bonne heure belge.

Autres applications d'agenda

Le lien fonctionne aussi avec Google Agenda ('Autres agendas' → 'À partir de l'URL'), Apple Calendrier et d'autres applications compatibles ICS. Ces applications actualisent elles-mêmes un agenda abonné toutes les quelques heures (Google parfois une seule fois par jour) ; dans FreelanceCrew, vous voyez les changements immédiatement.

Sécurité

Gardez votre lien d'agenda privé. Toute personne disposant du lien a un accès en lecture à votre agenda de projets. Vous pouvez régénérer le lien à tout moment dans les paramètres s'il est tombé entre de mauvaises mains.

Paramètres du compte

Modifiez votre nom, votre adresse e-mail, votre mot de passe et votre préférence de langue via « Paramètres ». Vous pouvez également y mettre à jour vos informations d'entreprise.

Clé API

Via l'onglet « API », générez une clé API pour des intégrations externes. Elle permet de connecter FreelanceCrew à d'autres systèmes comme un logiciel de planification ou des outils RH.

Désignation

Le rôle de teamleader est attribué par le planner, par projet. Une fois désigné, un badge doré « Teamleader » apparaît à côté du projet dans votre tableau de bord.

Droits supplémentaires

En tant que teamleader, en plus de vos fonctionnalités habituelles de freelance, vous avez accès à un panneau supplémentaire dans l'écran de détails du projet. Ce panneau n'est visible que si vous êtes teamleader pour ce projet spécifique.

Consulter les pointages

Ouvrez le projet pour lequel vous êtes teamleader. Dans le panneau teamleader, vous voyez une liste de tous les membres de l'équipe réservés avec leur statut de pointage. Vous voyez d'un coup d'œil qui est présent et qui n'a pas encore pointé.

Mise à jour en direct

La liste de présence est automatiquement mise à jour dès qu'un membre de l'équipe pointe. Vous n'avez pas besoin de recharger la page.

Consulter les heures soumises

Dans le panneau teamleader, vous voyez également un aperçu des heures soumises par tous les membres de l'équipe. Vous pouvez vérifier qui a déjà soumis ses heures et quels sont les horaires de début et de fin.

Faire un rapport au planner

Vous pouvez utiliser les informations du panneau teamleader pour informer le planner de tout écart éventuel. La validation finale des heures est effectuée par le planner lui-même.