📖 Guida FreelanceCrew

Creare un account

Vai alla homepage di FreelanceCrew e clicca su «Registrati». Scegli il profilo «Freelancer» durante la creazione dell'account. Inserisci nome, indirizzo email e una password sicura.

Completare il profilo

Dopo l'accesso, vai alla scheda «Profilo». Inserisci qui la tua biografia, la specializzazione (es. allestimento stand, costruzione palchi, servizi per eventi), il livello di esperienza e i certificati VCA disponibili. Un profilo completo aumenta le possibilità di essere prenotato dai planner.

Privacy e Termini e condizioni

Alla prima registrazione ti verrà chiesto di leggere e accettare l'informativa sulla privacy e i termini e condizioni. È obbligatorio per usare la piattaforma.

Aggiungere fasce orarie

Vai alla scheda «Calendario». Clicca su «Aggiungi disponibilità» e scegli una data e un orario (inizio e fine). I planner vedono solo le fasce orarie che hai contrassegnato come disponibili.

Disponibilità multipla

Vuoi impostare più giorni in una volta sola? Usa il pulsante «Disponibilità multipla». Seleziona un periodo e orari fissi per aggiungere rapidamente un blocco di giorni disponibili.

Rilevamento conflitti

Il sistema rileva automaticamente le fasce orarie sovrapposte. Se aggiungi due fasce che si sovrappongono, riceverai un avviso e il conflitto verrà bloccato.

Collegare calendari (Rentman, Google, Outlook)

Lavori anche tramite Rentman o tieni un tuo calendario? Vai su 'Agenda' → 'Collega agenda' → 'Collega un calendario'. Dai un nome al calendario (ad es. 'Rentman – SVH Productions') e incolla il link ICS. Puoi collegare più calendari, per esempio uno per azienda in Rentman. Li rileggiamo ogni 5 minuti: i tuoi appuntamenti compaiono come bloccati nel calendario, in ora belga, così gli organizzatori non ti prenotano in quei momenti. Ciò che viene spostato o annullato si aggiorna da solo. 'Aggiorna ora' rilegge subito; 'Scollega' rimuove gli appuntamenti importati.

Seguire gli incarichi da Rentman: progetto, ore, chilometri

Nel tuo calendario, clicca su un giorno e poi su un incarico di un calendario collegato. Con «Converti in progetto» diventa un tuo progetto, con il cliente (es. SVH Productions). Il giorno stesso avvii il timer; in seguito inserisci le ore con «Salva ore». Inserisci anche i chilometri e la tariffa per km: diventano una riga della fattura. Poi clicca su «Chiudi incarico» e fattura da Archivio → Crea fattura. Anche gli incarichi passati restano nel calendario, con il loro stato: Non convertito, Da chiudere, Chiuso o Fatturato. Così vedi sempre cosa hai già chiuso e fatturato. Ciò che è già un progetto resta, anche se scolleghi il calendario o se l’azienda in seguito toglie l’incarico da Rentman.

Dove trovi il link ICS?

Rentman: apri l'ambiente Rentman dell'azienda → 'My schedule' → l'icona delle frecce in alto a destra ('Synchronize with your own calendar') → 'iCal import settings' → copia il link accanto a 'My schedule'. Google Calendar: Impostazioni → il tuo calendario → 'Integra calendario' → 'Indirizzo segreto in formato iCal'. Apple: iCloud.com → Calendario → condividi come calendario pubblico → copia il link webcal. Outlook: Impostazioni → Calendario → Calendari condivisi → 'Pubblica un calendario' → copia il link ICS. Non condividere questi link: chi li ha può leggere il tuo calendario.

Il tuo calendario FreelanceCrew in Google, Apple o Outlook

Con 'Collega agenda' → 'Google Calendar' o 'Apple Calendar' iscrivi il tuo calendario al calendario FreelanceCrew: prenotazioni, disponibilità e appuntamenti personali, all'ora belga giusta. Gli appuntamenti importati da Rentman o Google non vengono aggiunti di nuovo, così nulla compare due volte. Nota: Google e Outlook aggiornano un calendario sottoscritto solo ogni poche ore (Google a volte una volta al giorno). Nell'app FreelanceCrew vedi subito le modifiche.

Ricevere una richiesta

Quando un planner vuole prenotarti, ricevi una notifica. La richiesta appare nella scheda «Richieste». Vedrai subito: nome del progetto, data, orario, luogo, il nome del committente e una persona di contatto.

Accettare o rifiutare

Clicca su una richiesta per vederne i dettagli. In fondo alla richiesta puoi scegliere «Accetta» o «Rifiuta». In caso di rifiuto puoi anche indicare un motivo.

Blocco automatico

Non appena accetti una richiesta, la fascia oraria corrispondente nel tuo calendario viene automaticamente bloccata per altre prenotazioni, evitando doppie prenotazioni.

Archivio

Le richieste accettate vengono archiviate nella scheda «Archivio», così mantieni un registro chiaro di tutti gli incarichi confermati.

I miei progetti

Nella scheda «Progetti» vedi tutti i progetti per cui sei prenotato. Per ogni progetto vedi l'indirizzo, la data di inizio, gli orari e i dati di contatto del committente.

Check-in sul posto

Il giorno del progetto puoi effettuare il check-in tramite il pulsante «Check-in» nel riepilogo del progetto. Così il planner (ed eventualmente il teamleader) sa che sei presente.

Inviare le ore

Al termine di un progetto puoi inviare le ore lavorate tramite il pulsante «Invia ore» nella schermata di dettaglio del progetto. Inserisci l'orario effettivo di inizio e fine della tua giornata lavorativa.

In attesa di convalida

Il planner riceve una notifica delle ore inviate. Dopo l'approvazione o il rifiuto riceverai un avviso. Puoi sempre trovare lo stato nel riepilogo del progetto.

Fornire un riscontro

Al termine di un progetto puoi compilare un breve debrief tramite «Debrief» su come è andato il progetto. Questo aiuta i planner a migliorare la qualità della loro organizzazione.

Aggiungere foto

Puoi aggiungere facoltativamente delle foto al tuo debrief. Sono visibili al planner.

Nomina da parte del planner

Un planner può nominarti teamleader per un progetto specifico. Riceverai una notifica e nel riepilogo del tuo progetto apparirà un'etichetta speciale «Teamleader».

Controllare le presenze

Come teamleader vedrai nella schermata di dettaglio del progetto un pannello aggiuntivo con tutti i membri del team prenotati. Lì puoi vedere chi ha già effettuato il check-in nella giornata lavorativa.

Consultare le ore

Come teamleader hai anche visibilità sulle ore inviate da tutti i membri del team per quel progetto, così puoi verificare rapidamente che tutto sia corretto prima della convalida del planner.

La tua amministrazione

Nella scheda «ERP» gestisci i tuoi clienti, articoli, preventivi, ordini, fatture e note di credito. Nessun altro vede questi dati, nemmeno i planner per cui lavori. Compila prima i dati aziendali in «Impostazioni»: compaiono come mittente sui tuoi documenti.

Fatturare e seguire

Crea una fattura, aggiungi le tue prestazioni come righe e rendila definitiva: a quel punto riceve il numero. Inviala al cliente via e-mail o scarica il PDF. Registra il pagamento appena arriva; il riepilogo mostra ciò che resta aperto.

Inviare messaggi

Tramite la scheda «Chat» puoi inviare messaggi direttamente ai planner con cui collabori o hai collaborato. I messaggi non letti sono contrassegnati con un badge.

Impostazioni account

Vai su «Impostazioni» per modificare nome, indirizzo email o password. Qui puoi anche impostare la lingua preferita (NL, EN, DE, FR, ES, IT).

Notifiche

Nelle impostazioni decidi quali notifiche vuoi ricevere, come email per nuove richieste di prenotazione o messaggi.

Il tuo calendario in Outlook

Il tuo link personale del calendario si trova nella scheda 'Agenda' → 'Collega agenda' (scegli Google o Apple, poi 'Copia URL manualmente'). Aggiungi il link in Outlook con Calendario → Aggiungi calendario → Sottoscrivi dal Web. Compaiono prenotazioni, disponibilità e appuntamenti personali; Outlook li aggiorna ogni poche ore.

Creare un account

Vai alla homepage di FreelanceCrew e clicca su «Registrati». Scegli il profilo «Planner» durante la creazione dell'account. Inserisci nome, ragione sociale e indirizzo email.

Configurare il profilo

Inserisci i dati aziendali e le informazioni di contatto nelle impostazioni. Verranno mostrati ai freelance che ricevono una richiesta da te.

Cercare nel database

Nella scheda «Freelance» vedi tutti i freelance disponibili. Usa i filtri per cercare per specializzazione (allestimento stand, costruzione palchi, ecc.), certificati VCA o luogo.

Visualizzare un profilo

Clicca su un freelance per vedere il suo profilo completo: biografia, esperienza, specializzazione, certificati e disponibilità.

Inviare una richiesta di prenotazione

Clicca su «Prenota questo freelance» nel profilo. Seleziona il progetto, la data e la fascia oraria. Aggiungi eventualmente informazioni extra. Il freelance riceve la tua richiesta e può accettarla o rifiutarla.

Freelance sulla mappa

Con la visualizzazione a mappa puoi vedere dove si trovano i freelance. Utile per trovare rapidamente qualcuno vicino alla sede del tuo progetto.

Creare un nuovo progetto

Vai alla scheda «Progetti» e clicca su «Nuovo progetto». Inserisci nome del progetto, data, orario di inizio e fine, luogo (indirizzo) e una descrizione. Il tuo nome viene collegato automaticamente come proprietario.

Riepilogo progetti

Nel riepilogo progetti vedi tutti i progetti attivi e completati. Per ogni progetto vedi il numero di freelance prenotati, lo stato e il luogo.

Dettagli progetto e briefing

Tramite «Briefing del progetto» puoi aggiungere un briefing dettagliato per il tuo team. È visibile a tutti i freelance prenotati.

Richieste in sospeso

In «Richieste» vedi tutte le richieste che hai inviato, incluso lo stato: «In corso», «Accettata» o «Rifiutata».

Richieste accettate

Le richieste accettate vengono archiviate. Puoi sempre ritrovarle nella scheda archivio.

Evitare doppie prenotazioni

Il sistema rileva automaticamente se un freelance è già prenotato nello stesso orario. In tal caso, una doppia prenotazione viene bloccata.

Impostare un teamleader

Vai su un progetto e apri l'elenco del team. Clicca sull'interruttore accanto a un membro del team per designarlo teamleader. Puoi impostare più teamleader per progetto.

Permessi del teamleader

Il teamleader designato vede nella sua app un pannello aggiuntivo con l'elenco delle presenze e le ore inviate da tutti i membri del team, così puoi delegare il coordinamento quotidiano.

Visualizzare le ore inviate

Non appena un freelance invia le sue ore, ricevi una notifica. Vai alla scheda «Convalida» per visualizzare le ore inviate.

Approvare o rifiutare

Controlla le ore inviate e clicca su «Approva» o «Rifiuta». In caso di rifiuto puoi indicare un motivo, così il freelance può correggere la sua registrazione.

Visualizzare i debrief

Al termine di un progetto, i freelance possono compilare un debrief. Puoi consultare tutti i debrief per progetto tramite i dettagli del progetto. Questo ti dà un riscontro prezioso sull'esecuzione.

Per iniziare

Apri la scheda «ERP». Aggiungi prima i clienti in «Clienti e fornitori» e il materiale o i servizi in «Articoli» (noleggio, vendita o servizio, con prezzo e IVA). Hai già degli elenchi? Con «Importa elenco» carichi un file Excel o CSV e controlli tutto prima che venga creato qualcosa.

Dal preventivo alla fattura

Crea un preventivo, scegli il cliente e aggiungi le righe. Per il noleggio indica il periodo: il prezzo è quantità × giorni × prezzo al giorno, e ricevi un avviso se i pezzi liberi non bastano. Accettato il preventivo, con un pulsante diventa un ordine e l'ordine una fattura. La fattura riceve numero e causale strutturata solo quando la rendi definitiva; dopo non è più modificabile.

Fatture di acconto e parziali

Su un ordine confermato scegli «Fattura di acconto o parziale» e indica una percentuale o un importo. L'ordine resta aperto. Quando crei la fattura finale, gli importi già fatturati vengono detratti automaticamente.

Pagamenti e note di credito

Su una fattura definitiva registri i pagamenti; passa da sola a «parzialmente pagata» o «pagata». Per correggere, crea una nota di credito dalla fattura. Il riepilogo mostra ciò che è aperto e ciò che è scaduto.

PDF, e-mail e vecchi documenti

Ogni documento si può scaricare in PDF o inviare direttamente al cliente via e-mail; la sua risposta arriva al tuo indirizzo. Preventivi, ordini e fatture di un sistema precedente si importano con «Importa elenco» nella scheda del documento.

Comunicare direttamente

Tramite la scheda «Chat» puoi inviare messaggi direttamente ai freelance. Utile per accordi rapidi su dettagli del progetto, luogo o modifiche. I messaggi non letti sono visibili tramite un badge.

Generare un link di calendario

Vai su 'Impostazioni' e cerca la sezione 'Integrazione calendario'. Clicca su 'Genera link agenda'. Viene creato un link ICS unico e personale.

Collegare a Outlook

Copia il link. Apri Outlook → Calendario → 'Aggiungi calendario' → 'Sottoscrivi dal Web'. Incolla il link e conferma. Tutti i tuoi progetti compaiono in Outlook, all'ora belga giusta.

Altre app di calendario

Il link funziona anche con Google Calendar ('Altri calendari' → 'Da URL'), Apple Calendario e altre app che supportano ICS. Queste app aggiornano da sé un calendario sottoscritto ogni poche ore (Google a volte una volta al giorno); in FreelanceCrew vedi subito le modifiche.

Sicurezza

Mantieni privato il tuo link di calendario. Chiunque abbia il link ha accesso in lettura al tuo calendario progetti. Puoi rigenerare il link in qualsiasi momento nelle impostazioni se finisce nelle mani sbagliate.

Impostazioni account

Modifica nome, indirizzo email, password e lingua preferita tramite «Impostazioni». Qui puoi anche aggiornare i dati aziendali.

Chiave API

Tramite la scheda «API» generi una chiave API per integrazioni esterne. Ti permette di collegare FreelanceCrew ad altri sistemi come software di pianificazione o strumenti HR.

Nomina

Il ruolo di teamleader viene assegnato dal planner, per progetto. Una volta nominato, accanto al progetto nella tua dashboard appare un badge dorato «Teamleader».

Permessi extra

Come teamleader, oltre alle normali funzionalità da freelance, hai accesso a un pannello aggiuntivo nella schermata di dettaglio del progetto. Questo pannello è visibile solo se sei teamleader per quello specifico progetto.

Visualizzare i check-in

Apri il progetto per cui sei teamleader. Nel pannello teamleader vedi un elenco di tutti i membri del team prenotati con il loro stato di check-in. A colpo d'occhio puoi vedere chi è presente e chi non ha ancora effettuato il check-in.

Aggiornamento in tempo reale

L'elenco delle presenze si aggiorna automaticamente non appena un membro del team effettua il check-in. Non devi ricaricare la pagina.

Visualizzare le ore inviate

Nel pannello teamleader vedi anche una panoramica delle ore inviate da tutti i membri del team. Puoi verificare chi ha già inviato le proprie ore e quali sono gli orari di inizio e fine.

Segnalare al planner

Puoi usare le informazioni del pannello teamleader per informare il planner di eventuali discrepanze. La convalida finale delle ore spetta al planner stesso.