📖 Manual de FreelanceCrew

Crear una cuenta

Ve a la página de inicio de FreelanceCrew y haz clic en «Registrarse». Elige el perfil «Freelancer» al crear tu cuenta. Introduce tu nombre, correo electrónico y una contraseña segura.

Completar el perfil

Después de iniciar sesión, ve a la pestaña «Perfil». Rellena tu biografía, especialidad (p. ej. montaje de stands, construcción de escenarios, servicios de eventos), nivel de experiencia y certificados VCA disponibles. Un perfil completo aumenta tus posibilidades de que los planners te reserven.

Privacidad y Condiciones generales

En tu primer registro se te pedirá leer y aceptar la Política de Privacidad y las Condiciones Generales. Es obligatorio para usar la plataforma.

Añadir franjas horarias

Ve a la pestaña «Calendario». Haz clic en «Añadir disponibilidad» y elige una fecha y hora (inicio y fin). Los planners solo ven las franjas que hayas marcado como disponibles.

Disponibilidad masiva

¿Quieres configurar varios días a la vez? Usa el botón «Disponibilidad masiva». Selecciona un periodo y horarios fijos para añadir rápidamente un bloque de días disponibles.

Detección de conflictos

El sistema detecta automáticamente las franjas horarias que se solapan. Si añades dos franjas que se solapan, recibirás un aviso y el conflicto quedará bloqueado.

Vincular calendarios (Rentman, Google, Outlook)

¿También trabajas a través de Rentman o llevas tu propio calendario? Ve a 'Agenda' → 'Vincular agenda' → 'Vincular un calendario'. Ponle un nombre al calendario (p. ej. 'Rentman – SVH Productions') y pega el enlace ICS. Puedes vincular varios calendarios, por ejemplo uno por empresa en Rentman. Los volvemos a leer cada 5 minutos: tus citas aparecen como bloqueadas en tu agenda, en hora belga, para que los organizadores no te reserven entonces. Lo que se mueve o se cancela se actualiza solo. 'Actualizar ahora' vuelve a leer al instante; 'Desvincular' elimina las citas importadas.

Seguir los encargos de Rentman: proyecto, horas, kilómetros

En tu agenda, haz clic en un día y luego en un encargo de una agenda vinculada. Con «Convertir en proyecto» se convierte en un proyecto propio, con el cliente (p. ej. SVH Productions). El mismo día inicias el cronómetro; después introduces tus horas con «Guardar horas». Introduce también los kilómetros y la tarifa por km: aparecen como una línea en la factura. Luego haz clic en «Cerrar encargo» y factura en Archivo → Crear factura. Los encargos pasados también se quedan en tu agenda, con su estado: Sin convertir, Por cerrar, Cerrado o Facturado. Así siempre ves lo que ya cerraste y facturaste. Lo que ya es un proyecto se queda, aunque desvincules la agenda o la empresa quite más tarde el encargo de Rentman.

¿Dónde encuentras el enlace ICS?

Rentman: abre el entorno Rentman de la empresa → 'My schedule' → el icono de flechas arriba a la derecha ('Synchronize with your own calendar') → 'iCal import settings' → copia el enlace junto a 'My schedule'. Google Calendar: Configuración → tu calendario → 'Integrar el calendario' → 'Dirección secreta en formato iCal'. Apple: iCloud.com → Calendario → compartir como calendario público → copia el enlace webcal. Outlook: Configuración → Calendario → Calendarios compartidos → 'Publicar un calendario' → copia el enlace ICS. No compartas estos enlaces: quien los tenga puede leer tu calendario.

Tu agenda de FreelanceCrew en Google, Apple u Outlook

Con 'Vincular agenda' → 'Google Calendar' o 'Apple Calendar' suscribes tu propio calendario a tu agenda de FreelanceCrew: reservas, disponibilidad y citas personales, a la hora belga correcta. Las citas que importaste de Rentman o Google no se vuelven a añadir, para que nada aparezca dos veces. Atención: Google y Outlook solo actualizan un calendario suscrito cada pocas horas (Google a veces una vez al día). En la app de FreelanceCrew ves los cambios al instante.

Recibir una solicitud

Cuando un planner quiere reservarte, recibes una notificación. La solicitud aparece en la pestaña «Solicitudes». Verás de inmediato: nombre del proyecto, fecha, hora, ubicación, el nombre del cliente y una persona de contacto.

Aceptar o rechazar

Haz clic en una solicitud para ver los detalles. En la parte inferior puedes elegir «Aceptar» o «Rechazar». Al rechazar, también puedes indicar un motivo.

Bloqueo automático

En cuanto aceptas una solicitud, la franja horaria correspondiente en tu calendario se bloquea automáticamente para otras reservas. Así se evitan las dobles reservas.

Archivo

Las solicitudes aceptadas se archivan en la pestaña «Archivo», manteniendo un registro claro de todos tus encargos confirmados.

Mis proyectos

En la pestaña «Proyectos» verás todos los proyectos para los que estás reservado. Para cada proyecto verás la dirección, la fecha de inicio, los horarios y los datos de contacto del cliente.

Registrar entrada en el lugar

El día del proyecto puedes registrar tu entrada mediante el botón «Registro de entrada» en el resumen del proyecto. Así el planner (y, en su caso, el teamleader) sabe que estás presente.

Enviar horas

Una vez finalizado un proyecto, puedes enviar tus horas trabajadas mediante el botón «Enviar horas» en la pantalla de detalles del proyecto. Indica la hora real de inicio y fin de tu jornada.

Esperar la validación

El planner recibe una notificación de tus horas enviadas. Se te avisará tras la aprobación o el rechazo. Siempre puedes consultar el estado en el resumen del proyecto.

Dar retroalimentación

Al finalizar un proyecto, puedes rellenar un breve debrief a través de «Debrief» sobre cómo ha ido el proyecto. Esto ayuda a los planners a mejorar la calidad de su organización.

Añadir fotos

Opcionalmente puedes añadir fotos a tu debrief. Son visibles para el planner.

Designación por el planner

Un planner puede designarte como teamleader para un proyecto específico. Recibirás una notificación y aparecerá una etiqueta especial «Teamleader» en el resumen de tu proyecto.

Comprobar la asistencia

Como teamleader verás un panel adicional en la pantalla de detalles del proyecto con todos los miembros del equipo reservados. Allí puedes ver quién ya ha registrado su entrada ese día.

Consultar las horas

Como teamleader también tienes visibilidad de las horas enviadas por todos los miembros del equipo para ese proyecto, para poder comprobar rápidamente que todo es correcto antes de que el planner valide.

Su propia administración

En la pestaña «ERP» gestiona sus propios clientes, artículos, presupuestos, pedidos, facturas y notas de crédito. Nadie más ve estos datos, ni siquiera los planificadores para los que trabaja. Complete primero los datos de su empresa en «Ajustes»: aparecen como remitente en sus documentos.

Facturar y hacer seguimiento

Cree una factura, añada sus trabajos como líneas y hágala definitiva: entonces recibe su número. Envíela al cliente por correo o descargue el PDF. Anote el pago en cuanto llegue; el resumen muestra lo que sigue pendiente.

Enviar mensajes

A través de la pestaña «Chat» puedes enviar mensajes directamente a los planners con los que trabajas o has trabajado. Los mensajes no leídos se muestran con una insignia.

Configuración de la cuenta

Ve a «Configuración» para cambiar tu nombre, correo electrónico o contraseña. Aquí también puedes establecer tu idioma preferido (NL, EN, DE, FR, ES, IT).

Notificaciones

En la configuración decides qué notificaciones quieres recibir, como correos por nuevas solicitudes de reserva o mensajes.

Tu agenda en Outlook

Tu enlace de agenda personal está en la pestaña 'Agenda' → 'Vincular agenda' (elige Google o Apple y luego 'Copiar URL manualmente'). Añade el enlace en Outlook con Calendario → Agregar calendario → Suscribirse desde la web. Aparecen tus reservas, disponibilidad y citas personales; Outlook las actualiza cada pocas horas.

Crear una cuenta

Ve a la página de inicio de FreelanceCrew y haz clic en «Registrarse». Elige el perfil «Planner» al crear tu cuenta. Introduce tu nombre, el nombre de la empresa y tu correo electrónico.

Configurar el perfil

Rellena los datos de tu empresa y la información de contacto en la configuración. Se mostrarán a los freelancers que reciban una solicitud tuya.

Buscar en la base de datos

En la pestaña «Freelancers» verás todos los freelancers disponibles. Usa los filtros para buscar por especialidad (montaje de stands, construcción de escenarios, etc.), certificados VCA o ubicación.

Ver un perfil

Haz clic en un freelancer para ver su perfil completo: biografía, experiencia, especialidad, certificados y disponibilidad.

Enviar una solicitud de reserva

Haz clic en «Reservar este freelancer» en el perfil. Selecciona el proyecto, la fecha y la franja horaria. Añade información adicional si lo deseas. El freelancer recibe tu solicitud y puede aceptarla o rechazarla.

Freelancers en el mapa

La vista de mapa te permite ver dónde se encuentran los freelancers. Útil para encontrar rápidamente a alguien cerca de la ubicación de tu proyecto.

Crear un nuevo proyecto

Ve a la pestaña «Proyectos» y haz clic en «Nuevo proyecto». Rellena el nombre del proyecto, la fecha, la hora de inicio y fin, la ubicación (dirección) y una descripción. Tu nombre se vincula automáticamente como propietario.

Resumen de proyectos

En el resumen de proyectos verás todos los proyectos activos y finalizados. Para cada proyecto verás el número de freelancers reservados, el estado y la ubicación.

Detalles del proyecto y briefing

A través de «Briefing del proyecto» puedes añadir un briefing detallado para tu equipo. Es visible para todos los freelancers reservados.

Solicitudes pendientes

En «Solicitudes» verás todas las solicitudes que has enviado, incluido el estado: «En curso», «Aceptada» o «Rechazada».

Solicitudes aceptadas

Las solicitudes aceptadas se archivan. Siempre puedes encontrarlas en la pestaña de archivo.

Evitar dobles reservas

El sistema detecta automáticamente si un freelancer ya está reservado a la misma hora. En ese caso, se bloquea una doble reserva.

Establecer un teamleader

Ve a un proyecto y abre la lista del equipo. Haz clic en el interruptor junto a un miembro del equipo para designarlo teamleader. Puedes establecer varios teamleaders por proyecto.

Permisos del teamleader

El teamleader designado ve en su aplicación un panel adicional con la lista de asistencia y las horas enviadas por todos los miembros del equipo, para que puedas delegar la coordinación diaria.

Ver las horas enviadas

En cuanto un freelancer envía sus horas, recibes una notificación. Ve a la pestaña «Validación» para ver las horas enviadas.

Aprobar o rechazar

Revisa las horas enviadas y haz clic en «Aprobar» o «Rechazar». Al rechazar, puedes indicar un motivo para que el freelancer pueda corregir su registro.

Ver los debriefs

Al finalizar un proyecto, los freelancers pueden rellenar un debrief. Puedes ver todos los debriefs por proyecto en los detalles del proyecto. Esto te da información valiosa sobre la ejecución.

Cómo empezar

Abra la pestaña «ERP». Añada primero sus clientes en «Clientes y proveedores» y su material o servicios en «Artículos» (alquiler, venta o servicio, con precio e IVA). ¿Ya tiene listas? Con «Importar lista» carga un archivo Excel o CSV y lo revisa todo antes de crear nada.

Del presupuesto a la factura

Cree un presupuesto, elija el cliente y añada líneas. En alquiler, indique el periodo: el precio es cantidad × días × precio por día, y recibe un aviso si quedan pocas unidades libres. Aceptado el presupuesto, un botón lo convierte en pedido y el pedido en factura. La factura solo recibe su número y su referencia estructurada al hacerla definitiva; después ya no se puede modificar.

Facturas de anticipo y parciales

En un pedido confirmado, elija «Factura de anticipo o parcial» e indique un porcentaje o un importe. El pedido sigue abierto. Al crear la factura final, los importes ya facturados se descuentan automáticamente.

Pagos y notas de crédito

En una factura definitiva, anote los pagos; pasa sola a «parcialmente pagada» o «pagada». Para corregir algo, cree una nota de crédito desde la factura. El resumen muestra lo pendiente y lo vencido.

PDF, correo y documentos antiguos

Cada documento se puede descargar en PDF o enviar directamente al cliente por correo; su respuesta llega a su propia dirección. Los presupuestos, pedidos y facturas de un sistema anterior se incorporan con «Importar lista» en la pestaña del documento.

Comunicarse directamente

A través de la pestaña «Chat» puedes enviar mensajes directamente a los freelancers. Útil para coordinar rápidamente detalles del proyecto, la ubicación o cambios. Los mensajes no leídos se muestran con una insignia.

Generar un enlace de calendario

Ve a 'Ajustes' y busca la sección 'Integración de agenda'. Haz clic en 'Generar enlace de agenda'. Se crea un enlace ICS único y personal.

Vincular con Outlook

Copia el enlace. Abre Outlook → Calendario → 'Agregar calendario' → 'Suscribirse desde la web'. Pega el enlace y confirma. Todos tus proyectos aparecen en Outlook, a la hora belga correcta.

Otras aplicaciones de calendario

El enlace también funciona con Google Calendar ('Otros calendarios' → 'Desde URL'), Apple Calendar y otras apps compatibles con ICS. Esas apps actualizan un calendario suscrito cada pocas horas (Google a veces una vez al día); en FreelanceCrew ves los cambios al instante.

Seguridad

Mantén tu enlace de calendario en privado. Cualquiera que tenga el enlace tiene acceso de lectura a tu calendario de proyectos. Puedes regenerar el enlace en cualquier momento en la configuración si ha caído en malas manos.

Configuración de la cuenta

Cambia tu nombre, correo electrónico, contraseña e idioma preferido en «Configuración». Aquí también puedes actualizar los datos de tu empresa.

Clave de API

En la pestaña «API» generas una clave de API para integraciones externas. Con ella puedes conectar FreelanceCrew a otros sistemas, como software de planificación o herramientas de RR. HH.

Designación

El rol de teamleader lo asigna el planner, por proyecto. Una vez designado, aparece una insignia dorada de «Teamleader» junto al proyecto en tu panel.

Permisos adicionales

Como teamleader, además de tu funcionalidad normal de freelancer, tienes acceso a un panel adicional en la pantalla de detalles del proyecto. Este panel solo es visible si eres teamleader de ese proyecto específico.

Ver los registros de entrada

Abre el proyecto del que eres teamleader. En el panel de teamleader verás una lista de todos los miembros del equipo reservados con su estado de registro de entrada. De un vistazo puedes ver quién está presente y quién aún no ha registrado su entrada.

Actualización en vivo

La lista de asistencia se actualiza automáticamente en cuanto un miembro del equipo registra su entrada. No necesitas recargar la página.

Ver las horas enviadas

En el panel de teamleader también verás un resumen de las horas enviadas por todos los miembros del equipo. Puedes comprobar quién ya ha enviado sus horas y cuáles son las horas de inicio y fin.

Informar al planner

Puedes usar la información del panel de teamleader para informar al planner de cualquier discrepancia. La validación final de las horas la realiza el propio planner.