📖 FreelanceCrew Handleiding

Account aanmaken

Ga naar de startpagina van FreelanceCrew en klik op 'Aanmelden'. Kies bij het aanmaken van je account het profiel 'Freelancer'. Vul je naam, e-mailadres en een veilig wachtwoord in.

Profiel invullen

Ga na het inloggen naar het tabblad 'Profiel'. Vul hier je biografie, expertise (bijv. standenbouw, podiumopbouw, evenementendiensten), ervaringsniveau en beschikbare VCA-certificaten in. Een volledig profiel vergroot de kans dat planners jou boeken.

Privacy & Algemene voorwaarden

Bij je eerste aanmelding word je gevraagd om de Privacy Policy en de Algemene Voorwaarden te lezen en te accepteren. Dit is verplicht om het platform te gebruiken.

Tijdslots toevoegen

Ga naar het tabblad 'Agenda'. Klik op 'Beschikbaarheid toevoegen' en kies een datum en tijdstip (begin- en eindtijd). Planners zien alleen tijdslots als jij ze als beschikbaar hebt gemarkeerd.

Bulk beschikbaarheid

Wil je meerdere dagen in één keer instellen? Gebruik de knop 'Bulk beschikbaarheid'. Selecteer een periode en vaste tijden om snel een blok van beschikbare dagen toe te voegen.

Conflictdetectie

Het systeem detecteert automatisch overlappende tijdslots. Als je twee slots toevoegt die overlappen, krijg je een melding en wordt het conflict geblokkeerd.

Agenda's koppelen (Rentman, Google, Outlook)

Werk je ook via Rentman of hou je een eigen agenda bij? Ga naar 'Agenda' → 'Koppel agenda' → 'Agenda koppelen'. Geef de agenda een naam (bv. 'Rentman – SVH Productions') en plak de ICS-link. Je kunt meerdere agenda's koppelen, bijvoorbeeld één per bedrijf in Rentman. We lezen ze elke 5 minuten opnieuw in: je afspraken staan als geblokkeerd in je agenda, in Belgische tijd, zodat planners je dan niet boeken. Wat verschuift of geschrapt wordt, volgt vanzelf. Met 'Nu bijwerken' lees je meteen opnieuw in, met 'Ontkoppelen' verdwijnen de ingelezen afspraken.

Opdrachten uit Rentman opvolgen: project, uren, kilometers

Klik in je agenda op een dag en dan op een opdracht uit een gekoppelde agenda. Met 'Omzetten naar project' wordt ze een eigen project, met de klant erbij (bv. SVH Productions). Op de dag zelf start je de timer; achteraf vul je je uren in met 'Uren opslaan'. Vul ook je kilometers en het tarief per km in: die komen als regel op de factuur. Daarna klik je op 'Opdracht afronden' en factureer je via Archief → Factuur maken. Ook voorbije opdrachten blijven in je agenda staan, met hun status: Niet omgezet, Af te ronden, Afgerond of Gefactureerd. Zo zie je altijd wat je al afrondde en factureerde. Wat al een project is, blijft staan, ook als je de agenda ontkoppelt of het bedrijf de opdracht later uit Rentman haalt.

Waar vind je de ICS-link?

Rentman: open de Rentman-omgeving van het bedrijf → 'My schedule' → het pijltjesicoon rechtsboven ('Synchronize with your own calendar') → 'iCal import settings' → kopieer de link bij 'My schedule'. Google Agenda: Instellingen → je agenda → 'Agenda integreren' → 'Geheim adres in iCal-indeling'. Apple: iCloud.com → Agenda → deel als openbare agenda → kopieer de webcal-link. Outlook: Instellingen → Agenda → Gedeelde agenda's → 'Een agenda publiceren' → kopieer de ICS-link. Deel die links met niemand: wie ze heeft, kan je agenda lezen.

Je FreelanceCrew-agenda in Google, Apple of Outlook

Via 'Koppel agenda' → 'Google Calendar' of 'Apple Calendar' abonneer je je eigen agenda op je FreelanceCrew-agenda: boekingen, beschikbaarheid en persoonlijke afspraken, op het juiste Belgische uur. Afspraken die je zelf uit Rentman of Google inlas, komen er niet opnieuw in, zodat niets dubbel staat. Let op: Google en Outlook vernieuwen een geabonneerde agenda zelf maar om de paar uur (Google soms maar één keer per dag). In de FreelanceCrew-app zie je wijzigingen meteen.

Aanvraag ontvangen

Wanneer een planner je wil boeken, ontvang je een notificatie. De aanvraag verschijnt in het tabblad 'Aanvragen'. Je ziet direct: projectnaam, datum, tijdstip, locatie, de naam van de opdrachtgever en een contactpersoon.

Accepteren of weigeren

Klik op een aanvraag om de details te bekijken. Onderaan de aanvraag kun je kiezen om te 'Accepteren' of te 'Weigeren'. Je kunt bij een weigering ook een reden opgeven.

Automatische blokkering

Zodra je een aanvraag accepteert, wordt het bijbehorende tijdslot in je agenda automatisch geblokkeerd voor andere boekingen. Zo worden dubbele boekingen voorkomen.

Archief

Geaccepteerde aanvragen worden gearchiveerd in het tabblad 'Archief'. Zo houd je een overzichtelijk logboek van al je bevestigde opdrachten.

Mijn projecten

In het tabblad 'Projecten' zie je alle projecten waarvoor je bent ingeboekt. Per project zie je het adres, de startdatum, de tijden en de contactgegevens van de opdrachtgever.

Check-in op locatie

Op de dag van het project kun je jezelf inchecken via de knop 'Check-in' in het projectoverzicht. Zo weet de planner (en eventueel de teamleader) dat je aanwezig bent.

Uren indienen

Na afloop van een project kun je je gewerkte uren indienen via de knop 'Uren indienen' in het projectdetailscherm. Vul de begin- en eindtijd in van je daadwerkelijk gewerkte dag.

Wachten op validatie

De planner ontvangt een melding van jouw ingediende uren. Na goedkeuring of afwijzing krijg je hiervan een melding. Je kunt de status altijd terugvinden in het projectoverzicht.

Terugkoppeling geven

Na afronding van een project kun je via 'Debrief' een korte terugkoppeling invullen over hoe het project verlopen is. Dit helpt planners om de kwaliteit van hun organisatie te verbeteren.

Foto's toevoegen

Je kunt optioneel foto's toevoegen aan je debrief. Deze zijn zichtbaar voor de planner.

Aanwijzing door planner

Een planner kan jou aanwijzen als teamleader voor een specifiek project. Je ontvangt hiervan een notificatie en in je projectoverzicht verschijnt een speciaal 'Teamleader'-label.

Aanwezigheid controleren

Als teamleader zie je in het projectdetailscherm een extra paneel met alle ingeboekte crewleden. Je kunt daar zien wie al is ingecheckt op de werkdag.

Uren bekijken

Je hebt als teamleader ook inzicht in de ingediende uren van alle crewleden voor dat project. Zo kun je snel controleren of alles klopt voordat de planner valideert.

Je eigen administratie

In het tabblad 'ERP' beheer je je eigen klanten, artikelen, offertes, orders, facturen en creditnota's. Niemand anders ziet deze gegevens, ook de planners niet waarvoor je werkt. Vul eerst je bedrijfsgegevens in bij 'Instellingen': ze komen als afzender op je documenten.

Factureren en opvolgen

Maak een factuur, voeg je prestaties toe als regels en klik op 'Maak definitief': de factuur krijgt dan haar nummer. Stuur ze met 'Mailen' naar je klant of download de pdf. Noteer de betaling zodra ze binnen is; het overzicht toont wat nog openstaat.

Berichten sturen

Via het tabblad 'Chat' kun je direct berichten sturen naar planners waarmee je samenwerkt of hebt samengewerkt. Ongelezen berichten worden aangegeven met een badge.

Accountinstellingen

Ga naar 'Instellingen' om je naam, e-mailadres of wachtwoord te wijzigen. Je kunt hier ook je taalvoorkeur instellen (NL, EN, DE, FR, ES, IT).

Notificaties

In de instellingen bepaal je welke meldingen je wil ontvangen, zoals e-mails bij nieuwe boekingsaanvragen of berichten.

Je agenda in Outlook

Je persoonlijke agenda-link vind je in het tabblad 'Agenda' → 'Koppel agenda' (kies Google of Apple en daarna 'URL handmatig kopiëren'). Voeg de link in Outlook toe via Agenda → Agenda toevoegen → Via internet abonneren. Je boekingen, beschikbaarheid en persoonlijke afspraken komen erin; Outlook vernieuwt ze om de paar uur.

Account aanmaken

Ga naar de startpagina van FreelanceCrew en klik op 'Aanmelden'. Kies het profiel 'Planner' bij het aanmaken van je account. Vul je naam, bedrijfsnaam en e-mailadres in.

Profiel instellen

Vul in de instellingen je bedrijfsgegevens en contactinformatie in. Deze worden getoond aan freelancers die een aanvraag van jou ontvangen.

Zoeken in de database

In het tabblad 'Freelancers' zie je alle beschikbare freelancers. Gebruik filters om te zoeken op expertise (standenbouw, podiumopbouw, etc.), VCA-certificaten of locatie.

Profiel bekijken

Klik op een freelancer om zijn of haar volledige profiel te bekijken: bio, ervaring, expertise, certificaten en beschikbaarheid.

Boekingsaanvraag sturen

Klik op 'Boek deze freelancer' in het profiel. Selecteer het project, de datum en het tijdslot. Vul eventueel extra informatie in. De freelancer ontvangt je aanvraag en kan accepteren of weigeren.

Freelancers op de kaart

Via de kaartweergave kun je zien waar freelancers zich bevinden. Handig om snel iemand in de buurt van je projectlocatie te vinden.

Nieuw project aanmaken

Ga naar het tabblad 'Projecten' en klik op 'Nieuw project'. Vul de projectnaam, datum, begin- en eindtijd, locatie (adres) en een omschrijving in. Jouw naam wordt automatisch als eigenaar gekoppeld.

Projectoverzicht

In het projectoverzicht zie je alle actieve en afgeronde projecten. Per project zie je het aantal ingeboekte freelancers, de status en de locatie.

Projectdetails & briefing

Via 'Projectbriefing' kun je een gedetailleerde briefing toevoegen voor je crew. Dit is zichtbaar voor alle ingeboekte freelancers.

Openstaande aanvragen

In 'Aanvragen' zie je alle aanvragen die je hebt verstuurd, inclusief de status: 'In behandeling', 'Geaccepteerd' of 'Geweigerd'.

Geaccepteerde aanvragen

Aanvragen die zijn geaccepteerd, worden gearchiveerd. Je kunt ze altijd terugvinden in het archief-tabblad.

Dubbele boekingen voorkomen

Het systeem detecteert automatisch als een freelancer al geboekt is op hetzelfde tijdstip. In dat geval wordt een dubbele boeking geblokkeerd.

Teamleader instellen

Ga naar een project en open de crewlijst. Klik op de schakelaar naast een crewlid om diegene aan te wijzen als teamleader. Je kunt per project meerdere teamleaders instellen.

Bevoegdheden teamleader

De aangewezen teamleader krijgt in zijn/haar app een extra paneel te zien met de aanwezigheidslijst en de ingediende uren van alle crewleden. Zo kun jij de dagelijkse coördinatie delegeren.

Ingediende uren bekijken

Zodra een freelancer zijn uren heeft ingediend, ontvang je een notificatie. Ga naar het tabblad 'Validatie' om de ingediende uren te bekijken.

Goedkeuren of afwijzen

Controleer de ingediende uren en klik op 'Goedkeuren' of 'Afwijzen'. Bij een afwijzing kun je een reden meegeven, zodat de freelancer zijn registratie kan corrigeren.

Debriefs bekijken

Na afloop van een project kunnen freelancers een debrief invullen. Je kunt alle debriefs per project inzien via de projectdetails. Dit geeft je waardevolle feedback over de uitvoering.

Zo begin je

Open het tabblad 'ERP'. Voeg eerst je klanten toe onder 'Klanten & leveranciers' en je materiaal of diensten onder 'Artikelen' (verhuur, verkoop of dienst, met prijs en btw). Heb je al lijsten? Met 'Lijst inlezen' laad je een Excel- of CSV-bestand op en kijk je alles na voor er iets wordt aangemaakt.

Van offerte tot factuur

Maak een offerte, kies de klant en voeg regels toe. Bij verhuur vul je de verhuurperiode in: de prijs is aantal × dagen × dagprijs, en je krijgt een waarschuwing als er te weinig stuks vrij zijn. Is de offerte aanvaard, dan maak je er met één knop een order van, en van de order een factuur. Een factuur krijgt haar nummer en gestructureerde mededeling pas bij 'Maak definitief'; daarna kan ze niet meer gewijzigd worden.

Voorschot- en deelfacturen

Op een bevestigde order kies je 'Voorschot- of deelfactuur' en vul je een percentage of een bedrag in. De order blijft open. Maak je later de eindfactuur, dan gaan de reeds gefactureerde bedragen er vanzelf af.

Betalingen en creditnota's

Op een definitieve factuur noteer je betalingen; de factuur wordt vanzelf 'deels betaald' of 'betaald'. Moet er iets rechtgezet worden, dan maak je vanuit de factuur een creditnota. Het overzicht toont wat openstaat en wat te laat is.

Pdf, mailen en oude documenten

Elk document kan je als pdf downloaden of met 'Mailen' rechtstreeks naar de klant sturen; zijn antwoord komt op je eigen e-mailadres toe. Bestaande offertes, orders en facturen uit een vorig systeem neem je over met 'Lijst inlezen' op het tabblad van dat document.

Direct communiceren

Via het tabblad 'Chat' kun je direct berichten sturen naar freelancers. Handig voor snelle afstemming over projectdetails, locatie of wijzigingen. Ongelezen berichten zijn zichtbaar via een badge.

Agenda-link genereren

Ga naar 'Instellingen' en zoek de sectie 'Agenda-integratie'. Klik op 'Agenda-link genereren'. Er wordt een unieke, persoonlijke ICS-link aangemaakt.

Koppelen aan Outlook

Kopieer de link. Open Outlook → Agenda → 'Agenda toevoegen' → 'Via internet abonneren'. Plak de link en bevestig. Al je projecten verschijnen in Outlook, op het juiste Belgische uur.

Andere kalender-apps

De link werkt ook met Google Agenda ('Andere agenda's' → 'Via URL'), Apple Agenda en andere programma's die ICS ondersteunen. Die programma's vernieuwen een geabonneerde agenda zelf om de paar uur (Google soms maar één keer per dag); in FreelanceCrew zie je wijzigingen meteen.

Beveiliging

Houd je agenda-link privé. Iedereen met de link heeft leestoegang tot jouw projectagenda. Je kunt de link op elk moment regenereren in de instellingen als deze in verkeerde handen is gevallen.

Accountinstellingen

Wijzig je naam, e-mailadres, wachtwoord en taalvoorkeur via 'Instellingen'. Je kunt hier ook je bedrijfsgegevens bijwerken.

API-sleutel

Via het tabblad 'API' genereer je een API-sleutel voor externe integraties. Hiermee kun je FreelanceCrew koppelen aan andere systemen zoals planningssoftware of HR-tools.

Aanwijzing

De teamleader rol wordt toegewezen door de planner, per project. Als je bent aangewezen, verschijnt er een gouden 'Teamleader' badge bij het project in jouw dashboard.

Extra bevoegdheden

Als teamleader heb je, naast je normale freelancerfunctionaliteit, toegang tot een extra paneel in het projectdetailscherm. Dit paneel is alleen zichtbaar als je teamleader bent voor dat specifieke project.

Check-ins bekijken

Open het project waarvoor je teamleader bent. In het teamleader-paneel zie je een lijst van alle ingeboekte crewleden met hun check-in status. Je kunt in één oogopslag zien wie aanwezig is en wie nog niet is ingecheckt.

Live bijgewerkt

De aanwezigheidslijst wordt automatisch bijgewerkt zodra een crewlid incheckt. Je hoeft de pagina niet te herladen.

Ingediende uren bekijken

In het teamleader-paneel zie je ook een overzicht van de ingediende uren van alle crewleden. Je kunt controleren wie zijn uren al heeft ingediend en wat de begin- en eindtijden zijn.

Rapporteren aan planner

Je kunt de informatie uit het teamleader-paneel gebruiken om de planner te informeren over eventuele afwijkingen. De uiteindelijke validatie van uren doet de planner zelf.